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Sicheres E-Mailen für Anfänger und Fortgeschrittene [2] |  | Seiten: |
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Verfassen einer E-Mail
Jetzt wirds ernst- Bevor wir uns aber inhaltlich mit der einer E-Mail befassen, müssen mindestens zwei Felder ausgefüllt werden: Das Adress- und das Betreff-Feld. Schon beim Ausfüllen des ersten Feldes - "Empfänger" - ist Vorsicht geboten. Die meisten E-mail-Programme erlauben, mehrere - am besten gleich zehn oder zwanzig - E-Mail-Adressen in das "Empfänger"-Feld einzutragen, um eine Mail an mehrere Empfänger zu versenden. Hiervon sollte man aber auf gar keinen Fall Gebrauch machen. Viele Menschen (darunter ich selbst) empfinden es als unhöflich, wenn Ihre E-Mail-Adressen offen durch die Gegend geschickt werden und auf diese Weise in fremden Adressbüchern oder Werbeverteilern enden.
Eine bessere Lösung für den selben Zweck stellt das "BCC"-Feld dar. "BCC" steht für "Blind Carbon Copy", also: "Blinddurchschlag" und bedeutet: An die eingetragenen Adressen wird die Mail versandt; Die Adressen werden aber nicht an alle Empfänger übertragen.
Der Betreff
"Ich hasse die Betreff-Zeile!" fluchen E-Mail-Rookies, wenn ihr Mail-Client sie fragt, ob die E-Mail wirklich ohne eine Betreff abgesendet werden soll. "Ich hasse E-Mails, die keinen Betreff haben!" fluchen die aber meisten Leute, die mehr als drei Nachrichten am Tag mit dem Betreff "No Subject" bekommen. Die Betreffzeile dient dazu, den Empfänger auf den ersten Blick darüber zu informieren, was ihn in der Mail erwartet - und diese Information ist für Menschen, die täglich dutzende Nachrichten lesen müssen, geradezu lebenswichtig. Und einen aussagekräftigen Betreff zu formulieren, macht eigentlich keine allzu große Mühe - Jedenfalls dann nicht, wenn man weiß, wie man das bewerkstelligen kann.
Bei Schwierigkeiten oder Fragen zu Webangeboten enpfiehlt sich für die Betreff-Zeile die "Objekt-Abweichungs-Methode". Klingt schwierig, ist aber ganz einfach: einfach das Objekt, auf das sich die Mail bezieht und das mit ihm bestehende Problem, also die Abweichung vom Normalszustand - zum Beispiel: einen "broken Link" - in den Betreff aufzunehmen. der fertige Betreff könnte dann zum Beispiel lauten: "Artikel über E-Mail Sicherheit: Link zu Hoaxbusters.de geht nicht".
Inhalt der Mail
Nun sind wir endlich beim Inhalt angelangt, und da liegen wohl die meisten Probleme. In aller Kürze: Erstens gehört eine Anrede in die Mail, damit der Empfänger merkt, dass die Mail auch wirklich für ihn bestimmt ist, und es sich nicht etwa um einen Irrläufer handelt. Inhaltlich sollte man sich bemühen, die Rechtschreibung jedenfalls so weit zu beachten, dass der Empfänger noch weiß, worum es geht und nicht vor einem rätselhaften Kauderwelsch sitzt. Auch sollte man - was eigentlich selbstverständlich ist, aber von vielen Leuten trotzdem nicht beachtet wird - normale Umgangsformen pflegen und immer
vermeiden, sein Gegenüber zu beleidigen. An das Ende der E-Mail gehört natürlich der eigene Name (!).
Beim Beantworten einer Mail sollte man von der Möglichkeit Gebrauch machen, aus der ursprünglichen E-Mail zu zitieren, damit der Empfänger weiss, worauf man sich gerade bezieht. Verpöhnt ist allerdings, die gesamte ursprünliche Mail an das Ende seiner Mail zu kopieren ("Full Quote"). das macht auch wenig Sinn und verwirrt mehr, als es nützt.
 | | Schlechtes Beispiel: Wenn Ihre E-Mails so aussehen, bleibt der Freundeskreis überschaubar. |
Dateianhänge
Dateianhänge sollten so weit wie möglich vermieden werden, weil Sie für den Empfänger ein Sicherheitsrisiko darstellen. Wenn es irgendwie möglich ist, sollte man also versuchen, alle Informationen in der Mail selbst zu transportieren. Wenn es wirklich notwendig ist, Dateien Anzuhängen (zum Beispiel bei Fotos), Gehört jedenfalls ein Kommentar in die E-Mail, der Absender, Empfänger und Inhalt des Anhangs erkennen lässt.
Ein Beispiel dafür, was eine E-Mail demnach immer mindestens enthalten sollte::
Hallo Peter,
Im Anhang übersende ich dir Fotos zu unserer Veranstaltung am 1.3.
Dein Paul
Soweit Anhänge verschickt werden, sollte die E-Mail natürlich auch einen Hinweis auf das Format erkennen lassen, sofern sich dieses jenseits von ".jpg" bewegt. Nicht jeder Empfänger sitzt vor dem gleichen Betriebssystem wie der Absender und kann damit von der Dateiendung auf das passende Programm
schliessen. Viele Empfänger, die täglich ein großes Volumen an E-Mail Kommunikation zu bewältigen haben, entsorgen Nachrichten, die dem nicht entsprechen, ungelesen in den Papierkorb. |
[>Seite 3>] | | ZULETZT AKTUALISIERT: FR., 27.05.2005 |
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